Tavlemøder er korte møder der foregår ude på staldgangen. Deres formål er at skabe en positiv dialog mellem den daglige leder og medarbejderne. Dette opnår man ved, at inddrage medarbejderne i de daglige mål og resultater, derved ved alle hele tiden, hvad man arbejder henimod på bedriften.
Tavlemødet er et kort møde på max 20-30 minutter, som foregår stående, derved opnår man en intensitet og et fokus, som forsvinder, hvis man sætter sig ned. På tavlemøderne er der en kort dagsorden som er den samme fra gang til gang. På den måde ved alle, hvad der skal foregå.
Tavlemøderne er møder hvor både benytter planlægningstavlen/weekplaneren og forbedringstavlen. Se mere om de to tavler længere nede.
På tavlemøderne er det vigtigt, at tavlemødelederen lader medarbejderne komme til. Kritik af en medarbejder skal ikke foregå her, men ansigt til ansigt med personen. Du må gerne rose en medarbejder, når alle hører det. Derved kan du også få markeret, hvilken linje, du ønsker.
Struktur ved det ugentlige tavlemøde:
Korte møder max 20-30 min. en gang om ugen, samt evt. 5 min. hver dag
Møderne er stående, hvor alle står rundt om tavlen
Weekplanner er en stor tavle med plads til et skema, hvor ugedagene og medarbejdernes navne kan noteres i skemaets felter. På weekplanner fordeler man arbejdsopgaver, der ligger ud over de daglige rutineopgaver, det kan f.eks. være rengøring af kalvehytter, flytning af småkalve, dyrlægebesøg, hjælp til klovbeskæring osv.
På den måde bliver det klart, hvilken medarbejder, der har snavsret for hvilken opgave hen over ugen, og hvis to medarbejdere skal samarbejde, bliver tidspunkt skrevet på weekplaneren, på den måde reducerer man misforståelser og ventetid.
Weekplanneren kan også bruges til at notere ferie og fridage, så alle ved, hvem der er på arbejde og hvornår.
Fordelene ved Weekplaneren:
Det bliver klart, hvilken medarbejder, der har ansvaret for de enkelte opgaver hen over ugen
Det sparer tid, at alle kender ugens arbejdsplan
Medarbejderne bliver mere selvkørende
Nye medarbejdere falder hurtigt ind i ugens arbejdsprogram
Medarbejderne oplever struktur og systematik
Et godt udgangspunkt for et ugemøde med medarbejderne
Da det ofte er tilbagevendende opgaver der planlægges på tavlemøderne kan man med fordel bruge magnetskilte til at skrive arbejdsopgaverne på. Magneterne kan flyttes rundt og placeres ud for den medarbejders navn, der har ansvaret for opgaven den pågældende uge.
Landmand og spørgeteknik
Ofte kan det være lidt en udfordring at man pludseligt skal til at stille spørgsmål, når man som ejer og leder, plejer at være den der får spille spørgsmål, her kan du se, nogle af de formuleringer, der kan være gode at indarbejde når man skal til at holde tavlemøder. Disse spørgsmål kan særlige anvende til planlægningstavlen:
Er der nogen ekstra arbejdsopgaver der skal laves i denne uge? Are there any extra jobs to be done this week?
Er der nogen aftaler (konsulent, m.m.) der ændre ugens arbejdsgang? Are there any arrangements (consultant, etc.) which changes this week’s plan?
Mangler der nogen arbejdsopgaver på tavlen? Are all tasks for this week on the board?
Er det realistisk du kan nå at udføre dine opgaverne inden for den tid der er til rådighed? Is it realistic that you have time to do your tasks?
Er der en bedre måde at fordele ugens arbejderopgaver på? Is there a better way to divide the jobs?
Er der nogen af opgaverne hvor vi bør hjælpes ad? Are there any of the tasks were we should help each other?
Er der nogen opgaver hvor du er usikker på hvordan de skal løses? Are there any tasks which you are unsure of how to solve?
Er det tydeligt hvem der gør hvad, nu hvor ”X” er fraværende? Is it clear who is doing what, now where "X" is absent?
Er der materiale til at udføre arbejdsopgaverne, eller skal det bestilles først? Is there enough materials to carry out the tasks, or it must be ordered first?
Er der arbejdsopgaver hvor beskrivelsen kan forbedres fx via en SOP? Are there tasks where the description can be improved, e.g. through a SOP?
Hvad er Forbedringstavlen?
Forbedringstavlen kan med store fordele anvendes sammen med Weekplanneren. Forbedringstavlen er et værktøj til at opnå en virksomhedskultur med løbende forbedringer (det femte Leanprincip).
På forbedringstavlen, arbejder der med mål og forbedringer, samt at motivere medarbejderne. På tavlen arbejdes der med at skabe en positiv dialog, da alle forhold har en god og en dårlig side – også fejl, på forbedringstavlen arbejder man med Hvad kan vi lære af fejlen?
Der sættes fokus på at vende det negative rundt til en mere positiv tilgang f.eks. Hvad kan jeg gøre bedre? i stedet for ”Han glemte at gøre...”. Hvis nogen skal kritiseres, gøres dette på 2-mands hånd ikke foran alle medarbejdere. På forbedringstavlen får man også muligheden for at rose, det er vigtigt at det er personligt ros, ellers drukner ros, i en ligegyldighed, ”Super, at du, Jesper opdagede den syge ko, og fik den taget fra”.
”Hvad gik godt i sidste uge”
På forbedringstavlen er punktet ”Hvad gik godt i sidste uge”. Dette punkt er for at få en positiv dialog omkring, alt det gode medarbejderne går og gør. Det kan være lidt svært at komme i gang med at rose, så her får du lidt inspiration, hvordan du kan spørge medarbejderne.
Hvilken opgave var sjovest? Which task was the most fun?
Hvad lærte du mest af? What did you learn the most from?
Hvor hjalp du en kollega? Where did you help a colleague?
Hvad gjorde dig glad? What made you happy?
Hvem gjorde noget for dig? Who did something for you?
Hvad lykkedes for dig? – Eller for din kollega? What succeeded for you - or a colleague?
Hvad glædede du dig til/over? What were you happy for?
Bedriften generelt
Et andet felt på forbedringstavlen er Forbedringsforslag til bedriften generelt.
Der findes ingen dårlige forslag, alle forslag kommer på tavlen, og efterfølgende bruge man prioriterings-graften til at prioritere forbedringerne. Her uddyber man forslagene og argumentere for hvilken effekt de har for bedriften og hvilken indsats der skal til.
På denne måde, hjælpes man ad, men at kun at arbejde med de forbedringer der giver størst værdi for bedriften. Efterfølgende sætter man arbejdsopgaverne der er kom-met ud af forbedringsforslaget over på handlingsplanen.
Her kan du læse nogle spørgsmål, man kan stille, for at komme i gang med forbedringsforslag
Hvor er der noget, der ligger og roder?
Is there any place that needs to be cleaned up?
Hvor trænger det til at blive gjort rent?
Where does it need to be cleaned?
Hvilke opgaver kan udføres på kortere tid, hvis rutinerne ændres?
Which tasks can be performed in less time, if rutines are changed?
Er der noget som skal repareres?
Is there some thing that needs to be repaired?
Er der nogle af arbejdsopgaverne, der kan udføres på en smartere måde?
Are there some tasks that can be performed in a smarter way?
Hvor mødte du en besværlig opgave, og hvorfor var den besværlig?
Where did you meet a difficult task, and why was it difficult?
Hvilken arbejdsopgave fik dig til at svede mest?
Which task made you work the hardest?
Hvor kan der laves mere system i tingene?
Where can a better system of things be beneficial?
Hvor meget tid bruger du på at lede efter ting i løbet af en arbejdsdag?
How much time do you spend looking for things during the day?
Hvornår venter du på en kollega, før du kan udføre næste opgave?
When do you wait for a colleague to perform the next task?
Man kan arbejde med flere mål på samme tid
Det næste punkt er at arbejde med bedriftens mål. Der er her tale om kortsigtede mål. Man kan godt arbejde med flere mål på samme tid, det der er vigtigt, er at der er mål som alle på bedriften, kan have en påvirkning på. Ellers begynder medarbejderne at ked sig. Når man har fundet nogle gode mål, arbejder man i det næste felt med, hvilke indsatser der skal til for at nå sit mål. Igen er der ingen dårlige indsatser, efterfølgende prioriteres de forskellige forslag nemlig i prioriteringsgraften, og i fællesskab, finder man ud af, hvilke forslag der er de bedste, som der skal arbejdes videre med, og opgaverne kommer over på handlingsplanen.
Hvorfor er tavlemøder gode
Tavlen gør det hele meget synligt for alle. Dens simple opbygning gør, at der ingen barrierer er for ingen er bedre til dette end andre, hvilket godt kunne være tilfældet ved et IT-værktøj.
Tavler flytter ansvar for prioritering af problemer fra den daglige leder til alle. Til dem der reelt kender til problemerne og derfor også har gode løsningsforslag. Synlighed og involvering skaber en stor gejst hos med-arbejderne.
Når man begynder at se resultaterne af tavlen, øges motivationen hos alle og det giver selvtillid hos medarbejderne, for det kan f. eks være, at det var Mettes forbedringsforslag til malkerutinen der gjorde, at celle-tallet faldet til under 100.000 eller Peters forslag til 3 gange ugentligt vask af klove, der gjorde, at digitale dermatitis næsten forsvandt fra bedriften.
Forbedringsforslag forsvinder ikke i frustrationer, men omsættes til gode og effektive forbedringer.
HER KAN DU SE ET EKSEMPEL PÅ EN FAST DAGSORDEN TIL ET TAVLEMØDE:
PLANLÆGNING
Planlægning af den kommende uge
Hvad der ligger ud over faste opgaver, f.eks. klovbeskæring
Orientér også om andre ting på gården. F.eks. at der skal snittes græs på torsdag
Mads skal til tandlæge på torsdag, Lisbeth har fødselsdag og giver kage i morgen. Brug Weekplanner.
HVAD GIK GODT I SIDSTE UGE?
Alle skal nævne mindst én ting
Vi fik tre kalve, der alle er friske
Jonas opdagede at kablet var i stykker
Solen og varmen kom
Hjælp dem lidt på vej, hvis de ikke selv kan finde på noget.
RESULTATER
Sæt nogle tydelige og målbare mål
Skal helst være korttids, så man kan se udvikling. F.eks. celletal dagligt, mælk leveret eller levende fødte kalve.
Gør et nummer ud af det, når det går godt
Sørg for at der er noget positivt at sige hver gang
GODE IDÈER/FORBEDRINGSFORSLAG
Alle skal komme med noget
Alle forslag skal tages seriøst
Gule sedler med forslag
Prioritering
Fordeling af ansvar
Opfølgning
OPFØLGNING
Fasthold og hold fast
Vær konsekvent
Spring ALDRIG over
Skab en forbedringskultur
Eksperter i landbrugsrådgivning
Vi giver dig 360° rådgivning. Du får det hele under det samme tag – og det er noget, vi ser som en stor styrke.
